Büro- und Projektassistent (m/w/d)

Die Firma Sport Signage aus Amberg ist auf der Suche nach einem

Büro- und Projektassistenten (m/w/d)

Deine Aufgaben:

Als Büro- und Projektassistent (m/w/d) übernimmst Du vielfältige Aufgaben und arbeitest primär eng mit unserer „Chief of Staff“ (unserem Bindeglied zwischen CEO und operativen Abteilungen) zusammen.

Deine Hauptaufgaben umfassen:

• Unterstützung bei der Abwicklung aller Arbeitstätigkeiten, die beim „Chief of Staff“ einlaufen
• fungieren als flexible Schnittstelle bei Anfragen unserer internen Abteilungen
• Bearbeitung von Versicherungsfällen, Strafzetteln, Arbeitskleidung, Visabeantragungen und ähnlichen administrativen Tätigkeiten
• Mithilfe bei der Erstellung von Reiseplänen unseres internationalen Teams
• Mitwirken bei der Verbesserung/Digitalisierung/Strukturierung diverser Prozesse, gerne auch mit eigenen Ideen
• Kommunikation mit internationalen Kunden, Veranstaltern und unseren Mitarbeitern der internationalen Firmensitze, in Deutsch und Englisch
• Betreuung unserer lokalen Kunden

Deine Aufgaben bei nationalen/internationalen Veranstaltungen:

• Dokumentation aller Projekte oder Tätigkeiten vor Ort
• Verwaltungsaufgaben vor Ort oder vor der Ankunft vor Ort, z. B. Akkreditierung vor der Veranstaltung, Catering-Anforderungen, Mitarbeitertransporte
• Organisation und Teilnahme an Besprechungen nach Bedarf und Anfertigung von Notizen zur Weitergabe an die zuständigen Mitarbeiter
• Führen eines Protokolls über alle Fristen und an Projekten beteiligten Teams in einer internen Datenbank
• Zeiterfassung vor Ort
• Meldung von Vorfällen an das Management und unsere Arbeitsschutzabteilung
• Berichterstattung über Aufgaben und Projekte vor Ort an die zuständigen Kollegen innerhalb festgelegter Zeiträume – für alle Bereiche, z. B. wie viel Holz wurde verwendet, was war der Einkaufspreis, wie viel Personal hat wie viele Stunden für diesen Bereich gearbeitet. Beinhaltet auch die Kostenberichterstattung
• Entgegennahme von Zahlungen vor Ort von kleineren Kunden (z. B. Rennteams)
• Erstellung von Berichten nach dem Rennen, um sicherzustellen, dass alle Probleme für die folgende Veranstaltung/das folgende Jahr aufgezeichnet werden

Dein Profil:

• Starkes Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Diskretion
• Empathie für Führungskräfte
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen
• Fähigkeit, unter Druck selbstständig zu arbeiten, und ein hohes Arbeitsvolumen bei höchster Qualität zu leisten
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil
• Sicheres, gepflegtes und zuverlässiges Auftreten
• die Motivation, sich in einem anspruchsvollen Arbeitsumfeld einzubringen
• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und diversen Organisationstools
• Flexibilität und Bereitschaft, für internationale Projekte zu reisen

Wir bieten:

• Ein abwechslungsreiches und spannendes Arbeitsumfeld in einem international tätigen Unternehmen
• Die Möglichkeit, an einzigartigen Projekten an deutschen und internationalen Rennstrecken zu arbeiten
• Ein dynamisches Umfeld, das die persönliche und berufliche Entwicklung fördert
• Arbeit in unserem internationalen Team
• Außergewöhnliche Einsatzbereitschaft wird gefördert, Aufstiegsmöglichkeiten sind vorhanden
• Firmenhandy
• Beschäftigungsverhältnis: angestellt