Event- und Projektassistenz DTM (m/w/d)

Event- und Projektassistenz DTM (m/w/d)

Diese Position ist in unserer Sport Signage-Gruppe angesiedelt. Sport Signage ist auf Beschilderung für Rennstrecken und Sportveranstaltungen spezialisiert und bietet ganzheitliche Leistungen von kreativem Design und Produktion über Logistik und Montage bis hin zu Softwarelösungen.

Gestützt auf jahrzehntelange internationale Erfahrung bietet unser erfahrenes Team maßgeschneiderte Designkonzepte, Druck vor Ort, Bodenbemalungen, LED-Displays und nachhaltige Materialien, um Rennstrecken in ganzheitlich erlebbare Markenwelten zu verwandeln.

WICHTIGE INFORMATIONEN:

• Arbeitsort: Diese Position kann entweder an unserem Standort in Amberg, Deutschland, oder in Orpington, London, angesiedelt sein.
• Arbeitsmodell: Hybrid – 3 Tage im Büro
• Reisetätigkeit: Reisen zu den Veranstaltungen des DTM-Kalenders sowie nach Bedarf zu weiteren zugewiesenen Projekten.

Die Event- und Projektassistenz – DTM (Deutschsprachig) unterstützt den DTM Operations Manager und das gesamte Eventteam bei der Koordination, Dokumentation und Sicherstellung des Informationsflusses, die für eine zuverlässige und wirtschaftliche Umsetzung des DTM-Programms erforderlich sind.

Die Position stellt sicher, dass abrechenbare Leistungen, Zusatzleistungen, Personaleinsatz, Materialien, Lieferanteninformationen und zugehörige Nachweise bereits während der Veranstaltung erfasst und vollständig sowie rechtzeitig an den Accounts Receivable & DTM Coordinator übergeben werden. Dies gewährleistet Kontinuität von der Vorbereitung über die Durchführung bis zum Abschluss und ermöglicht es dem DTM Operations Manager, sich auf die Gesamtverantwortung für die Veranstaltung und deren Umsetzung zu konzentrieren.

IHRE AUFGABEN:

1. Koordination im Vorfeld der Veranstaltung

• Erstellen und pflegen Sie die Veranstaltungsunterlagen, Zeitpläne, Kontaktlisten, Übersichten zur Nachverfolgung und Berichtsdateien.
• Unterstützen Sie den DTM Operations Manager bei der Veranstaltungsvorbereitung, der Bearbeitung von Aufgaben und der administrativen Nachverfolgung.

• Stellen Sie sicher, dass die betreffenden Teammitglieder wissen, welche Informationen für den Veranstaltungsabschluss und die Abrechnung erfasst werden müssen.

2. Veranstaltungsadministration und Dokumentenmanagement

• Führen Sie korrekte und aktuelle Unterlagen für die zugewiesene Veranstaltung, einschließlich Zeitplänen, Aufgabenlisten, Kontaktinformationen und Projektdokumentation.
• Halten Sie die vereinbarte Dokumentation während der gesamten Veranstaltung geordnet und zugänglich.
• Stellen Sie sicher, dass Veranstaltungsinformationen für die operative oder kaufmännische Nachbearbeitung schnell abgerufen werden können.

3. Datenerfassung während der Veranstaltung

• Erfassen Sie relevante Informationen zu Personaleinsatz, Materialien, Lieferanten, Ausrüstung und Projektabläufen, solange die Details vor Ort verfügbar sind.
• Holen Sie fehlende Daten vor Veranstaltungsabschluss bei den Verantwortlichen für die jeweiligen Arbeitsbereiche ein.
• Führen Sie für jede Veranstaltung eine nachvollziehbare Dokumentation, anstatt sich auf Erinnerungen oder nachträgliche Rekonstruktionen zu verlassen.

4. Informationen für die DTM-Abrechnung

• Sammeln Sie die für die DTM-Abrechnung erforderlichen Ausgangsinformationen und erstellen Sie übersichtliche Übergabeunterlagen zur Veranstaltung.
• Behalten Sie den Überblick über bekannte abrechenbare Leistungen und während der Veranstaltung identifizierte Zusatzleistungen.
• Erfassen Sie die erforderlichen operativen Details und Nachweise, damit der Accounts Receivable & DTM Coordinator die Abrechnung effizient bearbeiten kann.
• Beantworten Sie Rückfragen zu Abrechnungsinformationen zeitnah und schließen Sie Informationslücken, solange das Wissen zur Veranstaltung noch verfügbar ist.

5. Nachverfolgung von Leistungsänderungen und Zusatzleistungen

• Dokumentieren Sie zusätzliche Kundenanfragen, Änderungen des Leistungsumfangs und Arbeiten außerhalb des geplanten Veranstaltungsumfangs.
• Erfassen Sie den damit verbundenen Personaleinsatz, die Materialien, die Beteiligung von Lieferanten, zeitliche Angaben und relevante Nachweise.
• Leiten Sie kaufmännische Fragen an den DTM Operations Manager und den Accounts Receivable & DTM Coordinator weiter, anstatt eigenständig Preis-oder Abrechnungsentscheidungen zu treffen.

6. Dokumentation zu Personal, freien Mitarbeitenden und Lieferanten

• Führen Sie die vereinbarten Aufzeichnungen über die bei der Veranstaltung eingesetzten Ressourcen aus Festangestellten, freien Mitarbeitenden und Subunternehmen.
• Sammeln Sie Lieferantenunterlagen, Belege oder ergänzende Informationen, soweit diese für den Projektabschluss erforderlich sind.
• Weisen Sie auf wesentliche Abweichungen zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Ressourceneinsatz hin.

7. Dokumentation zu Materialien, Ausrüstung und Schäden

• Dokumentieren Sie wesentlichen Materialverbrauch, Fehlmengen, zusätzliche Beschaffungen, Schäden oder Verluste, die für die Veranstaltungskosten und die Abrechnung relevant sind.
• Unterstützen Sie die Teams für Bestandsmanagement, Lager und Logistik bei Bedarf mit eindeutigen Angaben zu Rückläufen und Schäden.
• Stellen Sie sicher, dass Informationen zu Schäden, die dem Kunden zuzurechnen oder für das Projekt relevant sind, rechtzeitig für die kaufmännische Nachbearbeitung erfasst werden.

8. Fotodokumentation und ergänzende Nachweise

• Führen Sie eine geordnete Fotodokumentation zu Zusatzleistungen, fertiggestellten Leistungen, Schäden, Änderungen und weiteren vereinbarten Berichtspunkten.
• Kennzeichnen und speichern Sie Nachweise so, dass sie der richtigen Veranstaltung und Tätigkeit zugeordnet werden können.

9. Tägliche Statusmeldungen und Aufgabenverfolgung

• Unterstützen Sie den DTM Operations Manager mit prägnanten Statusmeldungen und der Nachverfolgung von Aufgaben.
• Halten Sie Zuständigkeiten und Fälligkeitstermine für veranstaltungsbezogene Aufgaben eindeutig fest.
• Eskalieren Sie ungelöste administrative Probleme oder Informationslücken, bevor sie den Veranstaltungsabschluss oder die Abrechnung beeinträchtigen.

10. Schnittstelle zur Debitorenbuchhaltung und DTM-Koordination

• Stellen Sie dem Accounts Receivable & DTM Coordinator vollständige und strukturierte Veranstaltungsinformationen zur Verfügung.
• Nutzen Sie während der gesamten Saison konsequent die vereinbarten Abrechnungsvorlagen und halten Sie die festgelegten Informationsanforderungen ein.
• Helfen Sie, den Übergabeprozess zu verbessern, wenn wiederkehrende Informationslücken die Rechnungsstellung verzögern oder erschweren.

11. Unterstützung des DTM Operations Managers und der Projektleitung

• Leisten Sie praktische Projektunterstützung, damit sich die leitenden DTM- Verantwortlichen auf die operative Gesamtverantwortung und die Leistungserbringung für den Kunden konzentrieren können.
• Koordinieren Sie bei Bedarf Besprechungen, Folgeaufgaben, Informationsanfragen und die Veranstaltungsadministration.
• Unterstützen Sie auf Anweisung weitere Sport Signage-Projekte, sofern es die DTM-Auslastung zulässt.

12. Veranstaltungsabschluss

• Koordinieren Sie nach dem Abbau und dem Abzug von Personal und Ausrüstung die Zusammenstellung der abschließenden Veranstaltungsdaten.
• Stellen Sie sicher, dass offene Abrechnungsposten, Lieferantenunterlagen, Schadensaufzeichnungen, Zusatzleistungen und ausstehende Aufgaben erfasst sind.
• Schließen Sie die Übergabe an den DTM Operations Manager und den Accounts Receivable & DTM Coordinator innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens ab.

13. Kontinuierliche Verbesserung

• Identifizieren Sie wiederkehrende Lücken in der Berichterstattung oder bei Abrechnungsdaten und empfehlen Sie praxisnahe Verbesserungen.
• Unterstützen Sie die Entwicklung wiederverwendbarer DTM-Vorlagen, Checklisten und standardisierter Abschlussprozesse.
• Halten Sie gewonnene Erkenntnisse fest, damit das Veranstaltungswissen in die Verbesserung der nächsten Rennveranstaltung einfließt, anstatt bei Einzelpersonen zu verbleiben.

IHRE KENNTNISSE UND ERFAHRUNGEN:

• Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, Projektadministration, Projektunterstützung, Abrechnungsunterstützung oder einer vergleichbaren Position.
• Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen, Übersichten zur Nachverfolgung, Zeitplänen und strukturierten Projektinformationen.
• Erfahrung im Motorsport, bei Live-Events, in der Beschilderung, Produktion oder in termingetriebenen Projektumfeldern ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Unterstützung der Rechnungsstellung, der Erfassung abrechenbarer Leistungsumfänge oder beim Projektabschluss ist besonders von Vorteil.
• Bereitschaft und Sicherheit bei der Arbeit vor Ort, bei Reisen zu Veranstaltungen und bei der Unterstützung eines kleinen Teams mit breit gefächertem Aufgabenbereich.

• Fähigkeit zur Projektkoordination und eine sorgfältige, konsequente administrative Arbeitsweise.
• Kenntnisse in Excel bzw. Tabellenkalkulationen und eine präzise Dateneingabe.
• Verständnis für Abrechnungsprozesse und die Fähigkeit, fehlende kaufmännische Informationen zu erkennen.
• Klare schriftliche und mündliche Kommunikation.
• Detailgenauigkeit und konsequente Nachverfolgung von Aufgaben.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und zugleich zu erkennen, wann eine Eskalation erforderlich ist.
• Strukturierte Dateiablage und Dokumentenverwaltung.

Hinweis zur Übersetzung: Diese Stellenanzeige wurde mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) übersetzt. Obwohl größtmögliche Sorgfalt auf die Genauigkeit der Übersetzung verwendet wurde, können einzelne Formulierungen oder sprachliche Nuancen von der Originalfassung abweichen.

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